Pronto! Zu einem Termin einladen (intern/extern)
Anhand der vorliegenden Anleitung sollen die Schritte veranschaulicht werden, die nötig sind, um über Pronto! zu einem Termin einzuladen. Dabei werden sowohl Einladungen an Teilnehmer verschickt, die einen Pronto!-Account besitzen, als auch an Personen mit einem externen E-Mail-Account ( z.B. Googlemail).
Termin-Organisator: Erstellt und pflegt den Termin.
Termin-Teilnehmer: Nimmt Termineinladung zur Kenntnis und teilt seinen Teilnahmestatus mit
1. Wechseln zur Kalender-Ansicht (Rolle: Termin-Organisator)
Wählen Sie nach der Anmeldung die Kalenderansicht aus.
2. Termin anlegen (Rolle: Termin-Organisator)
1. Wählen Sie links oben zwischen einer der Kalenderansichten aus (Tag, Woche, Monat Jahr), markieren Sie den gewünschten Termin (bei Tages- bzw. Wochenansicht kann mit der Maus ein Zeitraum vorausgewählt werden), und öffnen Sie per Rechtsklick das Kontextmenü.
2. Wählen Sie hier nun den Eintrag "Schedule Event" aus.
3. Termindaten eintragen (Rolle: Termin-Organisator)
1. Tragen Sie einen Betreff für das Meeting ein.
2. Geben Sie hier den Ort bekannt und
3. legen Sie Parameter wie Dauer/Zeitpunkt, Alarmmeldung und Status fest.
4. Teilnehmer zum Termin einladen (Rolle: Termin-Organisator)
1. Hier werden die E-Mail-Adressen von Personen eingetragen, die lediglich über den Termin informiert werden wollen.
2. Schreiben Sie hier die E-Mail-Adressen der Personen hinein, denen Sie eine Einladung schicken. Die Personen haben dann die Möglichkeit, Ihnen ihren Status bzgl. der Teilnahme mitzuteilen.
3. Tragen Sie in das Textfeld Informationen zu dem geplanten Termin ein (z.B Agenda etc.).
4. Klicken Sie im Anschluss rechts oben auf "Speichern", um die Einladungen zu verschicken.
Hinweis:
zu 1.) Hier können problemlos sowohl interne (z.B max.mustermann@stud.leuphana.de) als auch externe (z.B max.mustermann@gmail.com) E-Mail-Adressen eingetragen werden.
zu 2.) Bisher konnte hier nur Googlemail als externer Anbieter erfolgreich getestet werden. Es wird sowohl der Teilnahmestatus als auch die Eintragung in den Kalender erfolgreich durchgeführt.
Sollte es nötig sein, einen Teilnehmer nachträglich einzuladen, so werden beim Speichern abermals Einladungen an alle Teilnehmer verschickt und der bisherige Teilnahmestatus gelöscht.
5. Teilnahmestatus E-Mail (Rolle: Termin-Teilnehmer)
Eine E-Mail informiert Sie darüber, dass Sie zu einem Termin eingeladen wurden. Sie haben nun die Möglichkeit, demjenigen, der Sie eingeladen hat, Ihren Status mitzuteilen.
6. Antwort des Teilnehmers (Rolle: Termin-Teilnehmer)
Nach der Statuswahl können Sie festlegen, wie bzw. ob Ihre Antwort übermittelt werden soll. Klicken Sie nach Ihrer Auswahl auf "Speichern". Der Teilnehmer kann nach dem Senden der Antwort seinen Teilnahmestatus nachträglich ändern. Dazu geht er in seine Kalenderansicht und wählt den entsprechenden Termin aus. Hier kann er zwischen den bereits bekannten Optionen "Akzeptieren", "Vorläufig" und "Ablehnen" wählen, um ggf. seinen Teilnahmestatus zu aktualisieren.
7. Antwort E-Mail der Teilnehmer (Rolle: Termin-Organisator)
Der Termin-Organisator erhält in Pronto! eine E-Mail, in der er über den Status des Teilnehmers informiert wird. In dieser E-Mail muss er auf das Feld "Teilnehmer Status aktualisieren" klicken, damit er sich sich später im Kalender über den Teilnahmestatus des Teilnehmers informieren kann. Nach dem Klick auf das Feld verschwindet das Fenster, und die E-Mail wird gelöscht.
8. Status der Teilnehmer überprüfen (Rolle: Termin-Organisator)
Möchte der Termin-Organisator sich nun über den Teilnahmestatus der Teilnehmer informieren, so muss er dazu in die Kalenderübersicht wechseln, den Termin öffnen und rechts im Fenster auf den Button "Status" klicken.
9. Status der Teilnehmer überprüfen (Rolle: Termin-Organisator)
Der Termin-Organisator hat hier zudem die Möglichkeit, den Teilnahmestatus einzelner Teilnehmer manuell zu ändern.